Đã sửa đổi tháng 11 7, 2019

MỤC ĐÍCH

• Để thiết lập một quy trình hiệu quả và hữu hiệu nhằm cung cấp phản hồi kịp thời và đầy đủ cho các yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (§ 2.2-3700, et seq.) (FOIA hoặc Đạo luật);
• Để tạo điều kiện cho Văn phòng Thống đốc tuân thủ các yêu cầu công bố thông tin của Đạo luật; và
• Tư vấn cho người tìm cách tiết lộ hồ sơ công khai theo Đạo luật về các quyền của người đó và trách nhiệm của cơ quan công quyền phản hồi.

PHẠM VI

Chính sách này áp dụng cho tất cả các yêu cầu FOIA gửi đến Văn phòng Thống đốc, bao gồm Thống đốc; chánh văn phòng của Thống đốc, cố vấn, giám đốc chính sách và Bộ trưởng Nội các; Trợ lý Thống đốc về các vấn đề liên chính phủ; và những cá nhân mà Thống đốc đã ủy quyền theo Bộ luật Virginia § 2.2-104 (Văn phòng).

Quyền và Trách nhiệm theo Đạo luật

Đạo luật, § 2.2-3700, et. seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông được lưu hành trong Khối thịnh vượng chung, quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào - bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong giao dịch công việc công. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có quy định loại trừ cụ thể theo luật định.

Mục đích của FOIA là nâng cao nhận thức của công chúng về các hoạt động của chính phủ. Đạo luật FOIA yêu cầu luật phải được giải thích theo hướng tự do, có lợi cho việc tiếp cận và bất kỳ sự loại trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích theo hướng hẹp.

QUYỀN FOIA CỦA NGƯỜI YÊU CẦU

Công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của các phương tiện truyền thông có lưu hành trong Khối thịnh vượng chung có thể:

• Yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai, hoặc cả hai;
• Yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu;
• Nộp đơn thỉnh cầu theo § 2.2-3713 tại tòa án quận hoặc tòa án liên bang để buộc tuân thủ FOIA, nếu người yêu cầu tin rằng quyền FOIA của mình đã bị vi phạm; và
• Yêu cầu hồ sơ qua Bưu điện Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA DOE không yêu cầu yêu cầu DOE phải được thực hiện bằng văn bản và cũng không cần phải nêu rõ rằng hồ sơ đang được tìm kiếm theo FOIA. Tuy nhiên, xin lưu ý:
• Có thể sẽ hữu ích nếu bạn yêu cầu bằng văn bản. Điều này cung cấp bản ghi về yêu cầu. Nó cũng nêu rõ những hồ sơ nào được yêu cầu, để không có sự hiểu lầm nào về yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, Văn phòng sẽ phản hồi các yêu cầu FOIA bằng lời nói nếu không phải bằng văn bản.
• Yêu cầu phải xác định hồ sơ cần tìm kiếm với “mức độ cụ thể hợp lý”. Đây là tiêu chuẩn thông thường. Nó DOE đề cập hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ có thể được yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu yêu cầu phải đủ cụ thể để Văn phòng có thể xác định và tìm thấy hồ sơ được yêu cầu.
• Yêu cầu phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu. FOIA cung cấp quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; luật này DOE áp dụng cho tình huống đặt câu hỏi chung về công việc của Văn phòng.
• Người yêu cầu hồ sơ có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào mà Văn phòng sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường. Ví dụ, nếu yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, yêu cầu có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương thức điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.

Nếu Văn phòng có thắc mắc về yêu cầu, Văn phòng sẽ cố gắng làm việc với người đưa ra yêu cầu để hiểu thông tin nào đang được tìm kiếm. Việc đưa ra yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng Văn phòng có thể cần làm rõ về yêu cầu đó.

TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TRẢ LỜI YÊU CẦU FOIA

Văn phòng phải trả lời yêu cầu trong vòng năm (5) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. “Ngày thứ nhất” được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu. Thời hạn năm ngày DOE không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ. Nếu yêu cầu được nhận sau 5chiều EST, yêu cầu sẽ được coi là đã nhận vào ngày làm việc tiếp theo.

Không cần nêu lý do yêu cầu cung cấp hồ sơ công khai.  Văn phòng sẽ không hỏi lý do tại sao lại yêu cầu cung cấp hồ sơ. FOIA DOETuy nhiên, cho phép Văn phòng hỏi tên và địa chỉ hợp pháp của người yêu cầu.

FOIA yêu cầu Văn phòng phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu trong thời hạn năm ngày:

• Chúng tôi sẽ cung cấp toàn bộ hồ sơ công khai theo yêu cầu.
• Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ công khai được yêu cầu vì tất cả hồ sơ công khai đều phải tuân theo các điều khoản loại trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ bị giữ lại, Văn phòng phải trả lời bằng văn bản. Phản hồi bằng văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại, đồng thời nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia bảo vệ hồ sơ công khai khỏi việc tiết lộ.
• Chúng tôi sẽ cung cấp một số hồ sơ công khai được yêu cầu nhưng sẽ giữ lại những hồ sơ khác. Văn phòng không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của hồ sơ đó bị loại trừ. Trong trường hợp đó, Văn phòng có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp phần còn lại của hồ sơ công khai. Văn phòng phải cung cấp phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại một số phần hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu Văn phòng không thể phản hồi yêu cầu trong thời hạn năm ngày, Văn phòng phải nêu rõ lý do bằng văn bản. Điều này sẽ cho phép Văn phòng có thêm bảy (7) ngày làm việc để phản hồi yêu cầu.

Nếu yêu cầu liên quan đến số lượng hồ sơ công khai rất lớn và Văn phòng không thể cung cấp hồ sơ trong vòng mười hai (12) ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác, Văn phòng có thể yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để trả lời yêu cầu. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu Văn phòng phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với người yêu cầu về phạm vi yêu cầu hoặc nội dung sản xuất trước khi gửi đơn lên tòa án.

Chi phí

• Văn phòng có thể yêu cầu người tìm kiếm hồ sơ công khai phải trả tiền cho hồ sơ. FOIA cho phép Văn phòng tính phí thực tế để trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành cho việc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
• Nếu Văn phòng ước tính rằng chi phí để trả lời một yêu cầu sẽ cao hơn $200 , Văn phòng có thể yêu cầu người tìm kiếm hồ sơ công khai phải trả tiền đặt cọc trước khi Văn phòng tiến hành trả lời yêu cầu.
• Người tìm kiếm hồ sơ công khai có thể yêu cầu Văn phòng ước tính trước chi phí cung cấp hồ sơ theo yêu cầu. Điều này sẽ cho phép người yêu cầu hồ sơ hiểu trước mọi chi phí hoặc cho người đó cơ hội sửa đổi yêu cầu nhằm mục đích giảm chi phí ước tính.

LOẠI TRỪ THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG

Đạo luật cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. Văn phòng thường giữ lại các hồ sơ thuộc các trường hợp loại trừ sau (mặc dù các trường hợp loại trừ khác theo Đạo luật hoặc Bộ luật Virginia cũng có thể bảo vệ hồ sơ công khai khỏi việc tiết lộ):

• Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1(1));
• Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1(2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1(3));
• Phần mềm thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1(6));
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1(12)); Và
• Các văn bản làm việc và thư từ của Thống đốc (§ 2.2-3705.7(2)).