Yêu cầu FOIA

Chính sách Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia của Văn phòng Luật sư

Văn phòng Thống đốc chỉ có hồ sơ nằm trong sự giám sát thực tế của Văn phòng Thống đốc. Văn phòng Thống đốc không bao gồm các cơ quan nhà nước riêng lẻ.

Sửa đổi tháng 11 7, 2019

Mục đích

Để thiết lập một quy trình hiệu quả và hiệu quả để cung cấp các phản hồi kịp thời và đầy đủ cho các yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin Virginia (§ 2.2‑3700 và tiếp theo.) (FOIA hoặc Đạo luật); Để tạo điều kiện cho Văn phòng Thống đốc tuân thủ các yêu cầu tiết lộ công khai của Đạo luật; và Tư vấn cho một người muốn tiết lộ hồ sơ công khai theo Đạo luật về các quyền của họ và trách nhiệm của cơ quan công cộng đáp ứng.

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các yêu cầu của FOIA gửi đến Văn phòng Thống đốc, bao gồm Thống đốc; Tham mưu trưởng, Luật sư, Giám đốc Chính sách và Thư ký Nội các của Thống đốc; Trợ lý Thống đốc về các vấn đề liên chính phủ; và những cá nhân mà Thống đốc đã ủy quyền theo Virginia Code § 2.2-104 (Văn phòng).

Quyền và Trách Nhiệm Theo Đạo Luật

Đạo luật, § 2.2‑3700 et seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Commonwealth và đại diện của các phương tiện truyền thông được lưu hành trong Commonwealth quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công quyền, quan chức nhà nước và nhân viên công quyền nắm giữ. Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản hoặc bản ghi nào - bất kể định dạng nào - được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc thuộc sở hữu của, một cơ quan công cộng hoặc các nhân viên, nhân viên hoặc đại lý của nó trong giao dịch kinh doanh công cộng. Tất cả các hồ sơ công khai được coi là mở và chỉ có thể bị giữ lại nếu một loại trừ cụ thể theo luật định được áp dụng. Mục đích của FOIA là thúc đẩy nhận thức cộng đồng về các hoạt động của chính phủ. FOIA phải được giải thích một cách tự do có lợi cho quyền truy cập, và bất kỳ loại trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ phải được giải thích một cách hẹp hòi.

Quyền FOIA của Người yêu cầu

Công dân của Commonwealth và đại diện của các phương tiện truyền thông lưu hành trong Commonwealth có thể: - Yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai, hoặc cả hai - Yêu cầu ước tính trước phí cho hồ sơ được yêu cầu - Nộp đơn kiến nghị theo § 2.2-3713tại tòa án quận hoặc quận để buộc tuân thủ FOIA - Gửi yêu cầu FOIA qua Bưu điện Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại FOIA không yêu cầu phải bằng văn bản hoặc trích dẫn FOIA cụ thể. Tuy nhiên: - Yêu cầu bằng văn bản giúp ghi lại và làm rõ hồ sơ được tìm kiếm - Yêu cầu phải xác định hồ sơ có “tính cụ thể hợp lý” - FOIA chỉ áp dụng cho hồ sơ, không cho các câu hỏi chung - Người yêu cầu có thể chọn nhận hồ sơ điện tử dưới bất kỳ định dạng nào thường xuyên được Văn phòng sử dụng Nếu cần làm rõ, Văn phòng sẽ hợp tác với người yêu cầu. FOIA không phải là một quá trình đối nghịch.

Trách nhiệm của Văn phòng trong việc đáp ứng yêu cầu FOIA

Văn phòng phải trả lời trong vòng năm (5) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. “Ngày thứ nhất” bắt đầu ngày làm việc đầu tiên sau khi nhận được. Cuối tuần và ngày lễ được loại trừ. Các yêu cầu nhận được sau 5:00 p.m EST được coi là đã nhận vào ngày làm việc tiếp theo. Văn phòng sẽ không hỏi tại sao hồ sơ được yêu cầu nhưng có thể yêu cầu tên và địa chỉ pháp lý của người yêu cầu. Trong thời hạn năm ngày, Văn phòng phải trả lời bằng cách: - Cung cấp tất cả hồ sơ được yêu cầu - Giữ lại tất cả hồ sơ theo luật định cụ thể (có giải thích bằng văn bản trích dẫn luật hiện hành) - Cung cấp một số hồ sơ và chỉnh sửa các hồ sơ khác, trích dẫn loại trừ theo luật hiện hành - Thông báo cho người yêu cầu bằng văn bản nếu cần thêm thời gian do vấn đề hậu cần (tối đa bảy ngày làm việc bổ sung) Đối với yêu cầu đặc biệt lớn, Văn phòng có thể yêu cầu thêm thời gian từ tòa án FOIA sau khi cố gắng thu hẹp phạm vi với người yêu cầu.

Chi phí

FOIA cho phép Văn phòng tính phí cho các chi phí thực tế phát sinh, bao gồm thời gian nhân viên, sao chép và các chi phí liên quan trực tiếp. Chi phí chung có thể không được tính phí. Nếu chi phí ước tính vượt quá $200, có thể yêu cầu đặt cọc. Người yêu cầu có thể yêu cầu ước tính chi phí trước để điều chỉnh phạm vi nếu muốn.

Loại trừ thường được sử dụng

Văn phòng thường giữ lại hồ sơ theo các loại trừ sau (những loại khác cũng có thể áp dụng):

• Hồ sơ nhân sự § 2.2-3705.1(1)
• Đặc quyền luật sư-khách hàng § 2.2-3705.1(2)
• Sản phẩm công việc luật sư § 2.2-3705.1(3)
• Thông tin phần mềm độc quyền của nhà cung cấp § 2.2-3705.1(6)
• Đàm phán hợp đồng và hồ sơ trao giải § 2.2-3705.1(12)
• Giấy tờ làm việc và thư từ của Thống đốc § 2.2-3705.7(2)