Yêu cầu FOIA

Quyền & Trách nhiệm

Quyền của người yêu cầu và trách nhiệm của Văn phòng Thống đốc theo The Virginia Freedom of Information Act

Đạo luật Tự do Thông tin Virginia (“FOIA”), nằm trong § 2.2-3700 et seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của The Virginia Freedom of Information Act và đại diện của các phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công cộng do các cơ quan công quyền, quan chức nhà nước và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản hoặc ghi âm nào - bất kể đó là hồ sơ giấy, tệp điện tử, ghi âm hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc thuộc sở hữu của một cơ quan công cộng hoặc các nhân viên, nhân viên hoặc đại lý của nó trong giao dịch kinh doanh công cộng.  Tất cả các hồ sơ công khai được coi là mở và chỉ có thể bị giữ lại nếu một miễn trừ cụ thể, theo luật định được áp dụng.

Chính sách của FOIA tuyên bố rằng mục đích của FOIA là thúc đẩy nâng cao nhận thức của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ.  Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hẹp hòi.

Đưa ra yêu cầu hồ sơ công khai từ Văn phòng Thống đốc

• Bạn có thể yêu cầu hồ sơ công khai từ Văn phòng Thống đốc (“Văn phòng”) thông qua Cổng thông tin NextRequest của Văn phòng Thống đốc, Thư Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu bạn sử dụng bất kỳ phương pháp cụ thể nào để truyền đạt yêu cầu của bạn.  FOIA cũng không yêu cầu yêu cầu của bạn phải bằng văn bản, bạn cũng không cần tuyên bố rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
  • Từ góc độ thực tế, có thể hữu ích cho cả bạn và người nhận được yêu cầu của bạn để đưa yêu cầu của bạn bằng văn bản. Điều này cho phép bạn tạo một bản ghi yêu cầu của bạn.  Nó cũng cung cấp cho chúng tôi một tuyên bố rõ ràng về những hồ sơ bạn đang yêu cầu, để không có sự hiểu lầm về yêu cầu bằng lời nói.  Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối trả lời yêu cầu FOIA của bạn nếu bạn chọn không đưa ra bằng văn bản.
• Yêu cầu của bạn phải xác định các hồ sơ bạn đang tìm kiếm với “tính cụ thể hợp lý”. Đây là một tiêu chuẩn thông thường.  Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn đang yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và xác định vị trí các bản ghi mà bạn đang tìm kiếm.
• Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cung cấp cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; nó không áp dụng cho trường hợp bạn đang đặt câu hỏi chung về công việc của Văn phòng, cũng như không yêu cầu Văn phòng tạo một hồ sơ không tồn tại.
• Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được Văn phòng sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
  • Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu các bản ghi được duy trì trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận các bản ghi đó bằng điện tử, qua email, trên đĩa máy tính hoặc ổ đĩa flash hoặc nhận bản sao in của các bản ghi đó.
• Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của quý vị, vui lòng hợp tác với các nỗ lực của nhân viên để làm rõ loại hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu theo Đạo luật Tự Do Thông Tin (FOIA) không phải là một quy trình đối kháng, nhưng chúng tôi có thể cần trao đổi với quý vị để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu rõ những hồ sơ mà quý vị đang yêu cầu.

Trách nhiệm của Văn phòng trong việc đáp ứng yêu cầu của bạn

• Văn phòng phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. “Ngày thứ nhất” được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn.  Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần, ngày lễ hoặc các ngày khác khi Văn phòng đóng cửa kinh doanh.
• Lý do đằng sau yêu cầu của bạn về hồ sơ công khai từ Văn phòng không liên quan và bạn không phải nêu lý do tại sao bạn muốn hồ sơ trước khi chúng tôi trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép Văn phòng yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ pháp lý của bạn.
• FOIA yêu cầu Văn phòng đưa ra một trong các câu trả lời sau cho yêu cầu của bạn trong khoảng thời gian năm ngày:
  1. Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
  2. Chúng tôi giữ lại tất cả các hồ sơ mà bạn đã yêu cầu, bởi vì tất cả các hồ sơ đều phải tuân theo một miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả các hồ sơ đang bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn một phản hồi bằng văn bản.  Bài viết đó phải xác định khối lượng và chủ đề của các hồ sơ bị giữ lại và nêu phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
  3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà bạn đã yêu cầu, nhưng giữ lại các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của nó được miễn trừ.  Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể chỉnh sửa phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho bạn phần còn lại của hồ sơ.  Chúng tôi phải cung cấp cho bạn một phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại các phần của hồ sơ được yêu cầu.
  4. Chúng tôi thông báo cho bạn bằng văn bản rằng các hồ sơ được yêu cầu không thể được tìm thấy hoặc không tồn tại (chúng tôi không có hồ sơ bạn yêu cầu). Tuy nhiên, nếu chúng tôi biết rằng một cơ quan công cộng khác có hồ sơ được yêu cầu, chúng tôi phải bao gồm thông tin liên hệ của cơ quan công cộng khác trong phản hồi của chúng tôi với bạn.
  5. Nếu thực tế Văn phòng không thể trả lời yêu cầu của bạn trong khoảng thời gian năm ngày, chúng tôi phải nêu điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến phản hồi không thể thực hiện được. Điều này sẽ cho phép chúng tôi thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, cho chúng tôi tổng cộng mười hai ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.  Trong trường hợp hồ sơ điều tra hình sự được yêu cầu theo § 2.2-3706.1 của Bộ luật Virginia, chúng tôi được phép thêm 60 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, cho chúng tôi tổng cộng 65 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.
• Nếu bạn yêu cầu số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy rằng chúng tôi không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng mười hai ngày làm việc mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể kiến nghị tòa án thêm thời gian để trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu thêm thời gian.

Phí

• Một cơ quan công quyền có thể đưa ra các khoản phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong việc truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm các hồ sơ được yêu cầu. Không cơ quan công quyền nào được áp đặt bất kỳ khoản phí hoặc chi phí không liên quan, trung gian hoặc thặng dư nào để bù đắp các chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc duy trì hồ sơ hoặc giao dịch kinh doanh chung của cơ quan công quyền.  Bất kỳ khoản phí trùng lặp nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí trùng lặp thực tế.  Trước khi tiến hành tìm kiếm hồ sơ, cơ quan công quyền phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu rằng cơ quan công quyền có thể thực hiện các khoản phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong việc truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu và hỏi người yêu cầu có muốn yêu cầu ước tính chi phí trước khi cung cấp hồ sơ được yêu cầu như quy định tại tiểu mục F của § 2 hay không.2-3704 của Bộ luật Virginia.
• Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ Văn phòng. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế để trả lời các yêu cầu của FOIA.  Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm các hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu.  Phí hiện tại tính được tính dựa trên mức giá hàng giờ và không bao gồm chi phí chung chung.
• Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để đáp ứng yêu cầu của quý vị sẽ vượt quá $200, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiến hành yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để trả lời yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc và khi quý vị phản hồi.
• Bạn có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí cung cấp hồ sơ mà bạn đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép bạn biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho bạn cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình trong nỗ lực giảm chi phí ước tính.  Năm ngày chúng tôi phải trả lời yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi gửi cho bạn ước tính đến khi bạn trả lời.  Nếu bạn không trả lời trong vòng ba mươi ngày, thì yêu cầu của bạn sẽ được coi là đã bị rút lại.
• Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ một yêu cầu FOIA trước đó vẫn chưa thanh toán trong hơn ba mươi ngày, Văn phòng có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi nó trả lời yêu cầu FOIA mới của bạn.
• Văn phòng có quyền tính phí cho các yêu cầu có khối lượng bất thường, tốn thời gian hoặc quá mức.

Miễn trừ

Luật Virginia cho phép Văn phòng giữ lại một số hồ sơ nhất định khỏi việc tiết lộ công khai.  Văn phòng thường giữ lại hồ sơ theo các miễn trừ sau (những trường hợp khác cũng có thể áp dụng):

• Thông tin nhân sự (§ 2.2-3705.1(1))
• Đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1(2))
• Sản phẩm công việc luật sư (§ 2.2-3705.1(3))
• Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1(6))
• Thông tin liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng (§ 2.2-3705.1(12))
• Giấy tờ làm việc và thư từ của Văn phòng Thống đốc (§ 2.2-3705.7(2))